Administrare financiară: contabilitate, casierie

Activitatea noastră este bazată pe transparenţă, profesionalism şi responsabilitate. Credem că sunt suficiente motive pentru a consulta următoarele servicii ce pot fi puse la dispoziţia asociaţiei şi/sau proprietarilor din cadrul imobilului.

Contabilitate

• Organizarea şi conducerea contabilității în partidă simplă cu ajutorul mijloacelor informatice, în condiţiile legii, aplicaţia utilizată în acest sens fiind Bloc Manager NET;
• Întocmirea listelor lunare de plată a întreţinerii în conformitate cu reglementările legale în vigoare;
• Întocmirea şi completarea registrului jurnal, registrului inventar, registrului pentru evidenţa fondului de reparaţii, registrului pentru evidenţa fondului de rulment, registrului pentru evidenţa sumelor speciale, registrului pentru evidenţa fondului de penalizări, precum şi alte formulare specifice activităţii de contabilitate, prevăzute prin ordin al ministrului economiei şi finanţelor şi alte reglementări legale în vigoare;
• Calcularea şi încasarea penalizărilor conform reglementărilor legale în vigoare şi sistemului aprobat de Adunarea Generală;
• Întocmirea lunară a situaţiei elementelor de activ şi pasiv;
• Întocmirea şi depunerea declaraţiilor fiscale necesare la Administraţia financiară de care aparţine Asociaţia de Proprietari;
• Editarea ştatelor de plată pentru angajaţii asociaţiei de proprietari;
• Întocmirea şi depunerea declaraţiilor privind contribuţiile la asigurările sociale pentru remuneraţiile personalului angajat;
• Plata impozitului şi contirbuţiilor datorate de Asociaţia de Proprietari pentru remuneraţiile personalului angajat;
• Depunerea online, cu semnătură electronică, a declaraţiilor fiscale pentru angajaţii asociaţiei de proprietary;
• Plata tuturor facturilor emise de furnizori;
• Prezentarea, la solicitarea Comitetului Executiv a rapoartelor sau documentelor necesare unor verificări financiar-contabile;
• Întocmirea şi prezentarea anuală, în Adunarea Generală a Asociaţiei de Proprietari, a raportului privind administrarea condominiului pentru anul precedent.

Casierie

Încasarea, cu frecvenţa şi în locurile specificate în contract, a cotelor de contribuţie a proprietarilor la cheltuielile curente ale asociaţiei precum şi a altor venituri cuvenite asociaţiei de proprietari.

Administrare tehnică

• Inspectarea periodică a proprietăţii comune, în vederea remedierii defecţiunilor apărute la instalaţiile de folosinţă comună şi a eliminării pierderilor care determină creşterea nejustificată a cheltuielilor asociaţiei de proprietari (avarii la instalaţia de apă etc);
• Inspectarea proprietăţii individuale, numai cu acordul proprietarilor, în vederea remedierii defecţiunilor apărute la instalaţiile de folosinţă comună şi a eliminării pierderilor care determină creşterea nejustificată a cheltuielilor asociaţiei de proprietari sau ale proprietarilor (scurgeri de apă, etc.);
• Supunerea spre analiză a ofertelor furnizorilor de bunuri şi servicii în vederea selectării ofertei care satisface cerinţele de preţ, durată de execuţie şi calitate. Obţinerea aprobării Comitetului Executiv al Asociaţiei de Proprietari;
• Procurarea materialelor necesare întreţinerii şi reparaţiilor curente proprietăţii comune a asociaţiei de proprietari;
• Urmărirea realizării contractelor încheiate de asociaţia de proprietari cu furnizorii de bunuri şi servicii şi supravegherea lucrărilor de reparaţii şi participarea la recepţia acestora;
• Verificarea anuala a indexului contoarelor de apartament, calculul consumurilor şi a costurilor aferente;
• Controlul facturării corecte a consumurilor de energie electrică, termică, apă, etc, în funcţie de indexul contoarelor de bloc, conform prevederilor legale şi în funcţie de normele metodologice de repartizare a consumurilor;
• Controlul îndeplinirii obligaţiilor contractuale ale personalului angajat de asociaţia de proprietari pentru curăţenie, încărcarea şi evacuarea gunoiului menajer şi alte activităţi. Sesizarea comitetului executiv în cazul încălcării acestora;
• Efectuarea de mici reparaţii la elementele proprietăţii comune (înlocuire becuri, întrerupătoare, elemente de închidere la uşi sau ferestre, etc). Pentru acestea, asociaţia de proprietari va suporta doar costul materialelor folosite;
• De asemenea, vă putem pune la dispoziţie, direct sau prin parteneri o gamă largă de servicii de care este nevoie în cadrul oricăror Asociaţii de Proprietari sau locuinţe individuale.

Cenzorat

Societatea noastră prestează servicii de cenzorat pentru asociaţii de proprietari, venind în sprijinul proprietarilor prin consultanţă și colaborare cu organele de conducere ale asociației și Administrator, pentru bunul mers al activitaţilor în asociaţia dumneavoastra.

Verificarea lunară pentru fiecare dosar întocmit de administrator. Raportul De Cenzorat prezentat comitelului executiv asigură un plus de transparență atât în comunicarea internă, reprezentând un instrument util în depistarea și reglarea din timp a eventualelor erori de calcul, înregistrare, evidenţă sau repartizare.

Suntem la curent cu noutăţile legislative pe probleme specifice, venind în sprijinul Asociaţiei cu soluţii menite a vă ghida spre luarea unor hotărâri benefice acesteia și implicit benefice proprietarilor, pe baza rapoartelor lunar emise.

Acţiuni de evaluare ale:

• sumelor încasate și destinaţia acestora, plăţile efectuate, soldurilor și disponibilităților bănești;
• înregistrărilor legale în contabilitate precum şi a existenței tuturor registrelor prevăzute de lege;
• calculelor cotei de plată la întreţinere sau a penalităţilor operate în lista de plată a cotelor de contribuţie la cheltuielile asociaţiei de proprietari;
• legalității și corectitudinii constituirii și folosirii fondurilor necesare

Acțiuni pentru optimizarea activității asociației:

• analiza efectuării tuturor activităților necesare angajării în contractele cu furnizorii de bunuri și servicii (existența selecțiilor de oferte, negocierea clauzelor contractuale, etc);
• determinarea cauzelor perceperii unor sume penalizatoare de către furnizorii de servicii și cuantumul penalităţilor achitate în perioada menţionată;
• stabilirea potențialelor prejudicii cauzate asociației de proprietari sau membrilor acestora.

Curăţenie

Curăţenia la bloc a fost dintotdeauna o problemă pentru membrii Asociaţiei şi pentru membrii Comitetului Executiv, iar dintre aceştia Preşedintele Asociaţiei ca persoană care reprezintă asociaţia în relaţiile cu terţii dar şi cu autorităţile statului, are cele mai multe batăi de cap.

Noi avem parteneri ce furnizează servicii de curăţenie aferente spaţiilor comune, interioare şi exterioare (hol intrare, garaje, casa scărilor, spaţii tehnice, holuri, alei exterioare de intrare în imobil). Administratorul va fi responsabil pentru asigurarea personalului, supravegherea, pregătirea şi inspecţia necesară pentru realizarea acestor servicii:

• Program 5 zile pe saptămână
• Măturat şi spălat intrarea în imobil, ascensor, aleea de acces în imobil - zilnic
• Spălarea uşilor ascensorului - 1 dată pe săptămână
• Măturat aleea din jurul imobilului - 1 dată pe săptămână
• Spălat geamuri intrare în imobil - 1 dată pe săptămână
• Şters balustrade - 2 ori pe săptămână
• Măturat şi spălat scări -2 ori/săptămână.
• Spălat europubele - 2 ori pe lună
• Pregătire europubele pentru golire corelat cu programul de ridicarea deşeurilor
• Curăţenie în grădina (hârtii, sticle, resturi...etc.) - ori de câte ori este nevoie
• Desfundat tubulatură gunoi - ori de câte ori nevoie
• Curăţirea spaţiului aferent fiecărei ghene de pe etaj - ori de câte ori este nevoie
• Şters praful şi îndepărtat pânzele de paianjen din interiorul imobilului -ori de câte ori este nevoie
• Deszăpezirea aleei de acces în imobil
• Curăţenie generală - de 2 ori pe an,de Paşte şi Crăciun